Hướng Dẫn Viết Quy Trình ISO 9001:2015

Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 chính xác, hiệu quả và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện, tiết kiệm thời gian. Cùng VINAQUALITY tham khảo ngay qua những thông tin được chia sẻ sau đây.

 

Để được cấp chứng nhận ISO 9001:2015 thì trước đó doanh nghiệp phải tiến hành xây dựng áp dụng cũng như cung cấp đầy đủ các hồ sơ, thủ tục cần thiết. Tuy nhiên, không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ biết cách thực hiện đúng. Thấu hiểu được những khó khăn đó, VINAQUALITY sẽ hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 qua bài viết sau. Hãy cùng theo dõi ngay.

Quy trình ISO 9001:2015 là gì?

Quy trình ISO 9001 là loạt hoạt động được diễn ra theo từng giai đoạn và được đảm bảo tuân thủ theo các tiêu chuẩn ISO 9001. Nói một cách chính xác hơn thì các hoạt động này sẽ được thực hiện theo một thứ tự nhất định, phải có hành động này xảy ra thì hành động tiếp theo mới được tiến hành.

 

Các quy trình phổ biến nhất trong hệ thống quản lý chất lượng

Các quy trình phổ biến nhất trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 bao gồm:

Quy trình quản lý

Nhóm quy trình quản lý sẽ thực hiện các công việc bao gồm:

• Lập kế hoạch cụ thể nhất
• Cung cấp nguồn lực hỗ trợ cho 2 quy trình sau hoạt động
• Thực hiện giám sát
• Đo lường kết quả về hiệu quả khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng với sự hài lòng của khách hàng.

Quy trình vận hành

Đây là nhóm quy trình gồm nhiều quy trình được thực hiện, được xem là cốt lõi trong hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp nên quan tâm. Các quy trình này thường có ảnh hưởng hoặc liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

Quy trình hỗ trợ

Là hàng loạt các quy trình có chức năng bổ trợ cho 2 nhóm quy trình trên. Chúng góp phần gián tiếp tạo nên những giá trị của sản phẩm, dịch vụ, hỗ trợ việc thực hiện 2 nhóm quy trình trên diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

 

Lợi ích khi áp dụng quy trình ISO 9001:2015

Khi áp dụng đúng và đầy đủ quy trình ISO 9001:2015 vào doanh nghiệp thì sẽ mang đến rất nhiều lợi ích:

• Xây dựng nền tảng vững bền để doanh nghiệp hoạt động và phát triển.
• Mang đến hiệu quả khi vận hành hệ thống quản lý chất lượng.
• Là cơ sở để thực hiện cải tiến hệ thống.
• Đào tạo nhân lực hiệu quả hơn.
• Nâng cao khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
• Cắt giảm chi phí hoạt động.
• Tạo cơ hội cạnh tranh cao với đối thủ trong ngành.

Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 hiệu quả

Có thể nói, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không có bất kỳ một quy định nào liên quan đến vấn đề doanh nghiệp cần viết quy trình ISO 9001 theo quy chuẩn cụ thể nào cả nhưng vẫn có một số nguyên tắc mà doanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện đúng theo một trình tự có sẵn. 

 

Do đó, để giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các thông tin và trình tự thì VINAQUALITY sẽ hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 theo các bước sau đây:

 

Bước 1: Xác định bối cảnh của tổ chức

Đầu tiên, doanh nghiệp phải đưa ra cụ thể những thông tin của bản thân và những mong đợi từ khách hàng hoặc những bên có liên quan khác. Đó có thể là yếu tố nội bộ, bên ngoài hoặc những ưu nhược điểm của doanh nghiệp,....

 

Khi xác định cụ thể những yếu tố này sẽ phần nào giúp doanh nghiệp nhận ra những rủi ro cần đối mặt mà trước đó chưa từng nghĩ đến để xây dựng quy trình phù hợp, hạn chế sự ảnh hưởng từ các rủi ro.

Bước 2: Thiết lập giới hạn cho các quy trình

Hệ thống quản lý chất lượng sẽ có 3 nhóm quy trình được đề cập ở trên, mỗi nhóm sẽ đảm nhiệm một vai trò và chức năng riêng biệt. Tuy nhiên để đảm bảo quá trình kiểm soát và vận hành hiệu quả, doanh nghiệp nên lưu trữ dưới dạng văn bản và đặt ra từng giới hạn cụ thể đối với từng nhóm quy trình để định hướng công việc cho người thực hiện.

 

Bước 3: Thu thập thông tin

Tiêu chuẩn ISO 9001 có nêu rõ quy trình thực hiện phải được mô tả cụ thể, do đó để có đầy đủ dữ liệu để viết quy trình ISO thì doanh nghiệp nên thu thập các thông tin liên quan như đầu vào, quy trình thực hiện, các công việc cụ thể, nhân viên thực hiện, đầu ra,....

 

Để thể hiện thông tin hiệu quả và dễ hiểu, doanh nghiệp có thể vận dụng đa dạng các biểu đồ, lưu đồ quy trình thích hợp để có cách sắp xếp thông tin khoa học hơn, không gây thiếu sót khi thu thập.

 

Cách thu thập dữ liệu đầy đủ và tiết kiệm nhiều thời gian nhất mà các doanh nghiệp có thể áp dụng chính là 5W1H, cụ thể:

 

• Quy trình được xây dựng vì mục đích gì? (Why)
• Ai chịu trách nhiệm và đảm nhiệm thực hiện quy trình? (Who)
• Để triển khai quy trình thì cần những gì? (What)
• Quy trình được thực hiện ở giai đoạn nào của hệ thống quản lý chất lượng? (Where)
• Thời gian nào thích hợp để áp dụng quy trình? (When)
• Quy trình được triển khai cụ thể như thế nào? (How)

 

Ngoài ra, để thu thập hoàn thiện hơn thì những câu hỏi sau đây cũng là một gợi ý đáng tham khảo:

 

• Cách xác định hiệu quả của quy trình
• Thời gian bao lâu thì quy trình sẽ được thực hiện một lần?

Bước 4: Xác định cấu trúc của các quy trình

Doanh nghiệp có thể lựa chọn đa dạng cách ghi khác nhau, có thể dưới dạng văn bản hoặc lưu đồ. Những yếu tố cần có trong cấu trúc của quy trình bao gồm:

 

• Phạm vi thực hiện.
• Mục đích mà quy trình nhắm đến.
• Các định nghĩa, thuật ngữ được sử dụng.
• Trách nhiệm của người vận hành.
• Thủ tục và trình tự thực hiện.
• Những tài liệu tham khảo.
• Lịch sử của những phiên bản đã phê duyệt trước đó

 

Bước 5: Ghi chép, xem xét và phê duyệt các quy trình

Khi doanh nghiệp đã thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết thì sẽ tiến hành viết quy trình. Cách viết nên ngắn gọn, dùng những từ ngữ dễ hiểu vì người sử dụng chính là nhân viên của doanh nghiệp, chỉ nên sử dụng những từ ngữ, thuật ngữ dễ hiểu, có tính cụ thể hóa để tránh hiểu sai hoặc bị nhầm lẫn, gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả khi thực hiện quy trình.

 

Sau khi viết ra quy trình thì sẽ tiến hành sửa chữa dựa trên những góp ý của các bên có liên quan để hoàn thiện hơn sau đó sẽ gửi cho lãnh đạo cấp cao để tiến hành phê duyệt. Lúc này quy trình mới có hiệu lực và được đưa vào áp dụng trong doanh nghiệp.

Bước 6: Truyền đạt và đào tạo nội bộ quy trình

Doanh nghiệp sẽ tiến hành truyền đạt cho toàn bộ nhân viên tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng, cụ thể là các quy trình. Doanh nghiệp có thể cân nhắc để mở khóa đào tạo, giúp nhân viên có nhận thức và hiểu rõ công việc cần làm cũng như cách cải tiến để nâng cao hiệu quả khi thực hiện.

 

Khi có những thay đổi, doanh nghiệp cần thông tin nhanh chóng đến nhân viên để tiến hành điều chỉnh sao cho phù hợp để không gây ảnh hưởng đến hiệu suất của doanh nghiệp cũng như hiệu quả của công việc. 

 

 

- Tham khảo thêm thông tin hữu ích khác: Quy Trình Cấp Giấy Chứng Nhận ISO 9001 [ 10 Bước Quan Trọng ]

 

Qua hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 của VINAQUALITY ở bài viết trên, hy vọng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện, giúp tiết kiệm thời gian và mang đến kết quả cao. Mọi thắc mắc nếu chưa được giải đáp cụ thể hoặc cần hỗ trợ thì hãy liên hệ trực tiếp với VINAQUALITY qua hotline: 0934 475 393.