5 đường D14B, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh.
tieuchuansanphamvn@gmail.com
0934 475 393
5 đường D14B, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh.
tieuchuansanphamvn@gmail.com
0934 475 393
Các điều khoản ISO 9001 mà doanh nghiệp cần nắm rõ để có các thực hiện hợp lý, đáp ứng các tiêu chuẩn nhằm mang đến hiệu quả cao sẽ được VINAQUALITY chia sẻ chi tiết ngay sau đây, hãy cùng theo dõi.
Để xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào doanh nghiệp thì đòi hỏi các nhà lãnh đạo nên nắm rõ các điều khoản ISO 9001 mà doanh nghiệp cần phải chấp hành và tuân thủ theo nhằm đạt được mục đích cao nhất khi thực hiện. Về chi tiết các điều khoản này có nội dung và yêu cầu như thế nào, cùng VINAQUALITY tham khảo ngay những thông tin được chia sẻ ngay sau đây sẽ rõ.
Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp luôn phấn đấu để được cấp chứng nhận ISO 9001:2015 nhằm mục đích đạt được hiệu quả trong hoạt động. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp cho rằng đây là một gánh nặng vì cách triển khai và áp dụng của đơn vị không phù hợp gây ra rất nhiều khó khăn.
Chính vì thế những điều khoản ISO 9001:2015 được đề cập sau đây sẽ giúp nhiều doanh nghiệp có thêm các thông tin hữu ích để xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn này phù hợp với điều kiện của đơn vị.
Tiếp cận quá trình sẽ giúp thể hiện tất cả công việc cần làm được thể hiện dưới dạng các quy trình, mang đến sự thuận lợi khi thực hiện cũng như tiến hành kiểm soát đánh giá.
Doanh nghiệp sẽ tiến hành chia nhỏ công ty thành các quy trình nhỏ để xác định các yếu tố từ đầu vào , cách thực hiện cho đến đầu ra nhằm đảm bảo các hoạt động khi thực hiện có mối liên kết và đạt được hiệu quả cao, sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả.
Đây là cốt lõi không chỉ riêng của tiêu chuẩn ISO 9001 mà còn rất nhiều tiêu chuẩn khác. Vệ cụ thể, chu trình này sẽ bao gồm:
Lập kế hoạch là bước quan trọng đầu tiên cần thực hiện. Bao gồm xác định những mục mục tiêu, chính sách cần sử dụng, quy trình cần có để từ đó thực hiện đo lượng xem có mang đến kết quả khi thực hiện hay không.
Là bước mà doanh nghiệp áp dụng kế hoạch đã được lập ra vào hệ thống quản lý của mình.
Là giai đoạn được triển khai sau khi thực hiện nhằm đánh giá, so sánh kết quả so với kế hoạch xem có đạt hay không. Các công việc được thực hiện bao gồm: phân tích, giám sát, đo lượng và thực hiện đánh giá.
Đây là giai đoạn cuối cùng được thực hiện nhằm đưa ra các phương pháp cải tiến những hoạt động chưa đạt tiêu chuẩn ở bước kiểm tra đã thực hiện để mang đến hiệu quả cao hơn. Chu trình PDCA sẽ được triển khai liên tục và xuyên suốt nhằm đảm bảo đơn vị luôn không ngừng cải tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Một số thuật ngữ và định nghĩa thường sử dụng:
Chứng nhận ISO 9001:20155 yêu cầu doanh nghiệp phải xác định cụ thể về bối cảnh tổ chức tức là các yếu tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến mục tiêu và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức xác định cụ thể mong đợi của các bên liên quan để có thể đưa ra những hành động phù hợp nhằm mang đến hiệu quả tốt nhất.
Xác định phạm vi là hành động quan trọng khi thực hiện tiêu chuẩn ISO, chúng phải được cân nhắc và xác định một cách hợp lý và được lưu trữ như các thông tin, tài liệu quan trọng.
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể, thực hiện, đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo các quy trình được thực hiện phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn.
Việc xác định cụ thể các quy trình cần được thực hiện từ yếu tố đầu vào, cách hoạt động đến sản phẩm đầu ra sẽ đảm bảo hiệu quả mang đến cao hơn. Các tài liệu liên quan sẽ được lưu trữ cẩn thận để làm minh chứng đảm bảo rằng các quy trình đã được thực hiện đúng so với yêu cầu đưa ra.
Lãnh đạo phải cam kết thực hiện thì mới mang đến hiệu quả cao nhất. Cam kết sẽ được thực hiện thông qua việc thông báo cho doanh nghiệp về việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, đối tác về các sản phẩm, dịch vụ, tuân thủ yêu cầu về mặt pháp lý, thiết lập các chính sách, mục tiêu, cách vận hành cũng như thực hiện đánh giá giám sát cụ thể.
Là tài liệu cấp cao chứa các tuyên bố của tổ chức về định hướng chung cũng như cam kết về chất lượng và mang đến sự hài lòng cho khách hàng, là một khuôn khổ dành cho các mục tiêu chất lượng cần thực hiện, chính sách còn cam kết về hiệu quả và sự cải tiến liên tục của hệ thống quản lý chất lượng.
Đặc biệt, chính sách sẽ được lưu trữ dưới dạng văn bản để đạt hiệu quả khi truyền đạt cũng như có thể đáp ứng kịp thời khi các bên quan tâm có yêu cầu.
Trách nhiệm và quyền hạn sẽ được xác định cụ thể, chính xác và truyền đạt trực tiếp cho các bộ phận, cá nhân để họ biết được mình cần làm gì, có trách nhiệm ra sao, công việc cần kết nối với bộ phận nào để từ đó mang đến hiệu quả hoạt động cao hơn.
Trước khi tiến hành lập kế hoạch thì cần phải xem xét kỹ về bối cảnh tổ chức cùng những thông tin mà các bên liên quan để nhìn nhận các yếu tố cơ hội, rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt để giải quyết.
Mục đích chính của việc giải quyết các rủi ro, nắm bắt các cơ hội là để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng sẽ đạt hiệu quả cao nhất. Các hành động khi thực hiện trong quy trình cần được lên kế hoạch cụ thể và chi tiết cũng như được đánh giá chính xác về hiệu quả khi triển khai để có phương hướng giải quyết kịp thời.
Tiêu chuẩn yêu cầu thiết lập mục tiêu chất lượng cụ thể cho từng vị trí phòng ban thực hiện để đảm bảo kết quả mang lại đáp ứng với tiêu chí được đề ra. Mục tiêu này sẽ được đo lường, định lượng và có thời gian thực hiện cụ thể và phù hợp với chính sách nhằm phù hợp với năng lực của doanh nghiệp.
Khi nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng thì các thay đổi sẽ được thực hiện dựa theo kế hoạch được đề ra, đảm bảo phù hợp với doanh nghiệp trong mọi yếu tố về nguồn lực, tài chính, trách nhiệm,...
Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải xác định và đáp ứng về nguồn lực để thiết lập, thực hiện và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Đơn vị có thể tính toán dựa trên nguồn lực sẵn có và từ bên ngoài để có cách hoạt động sao cho hiệu quả nhất.
Các nguồn lực được đề cập đến bao gồm: con người, cơ sở hạ tầng, môi trường hoạt động, giám sát và đo lường nguồn lực và tri thức.
Doanh nghiệp cần xác định và đảm bảo nhân viên đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm. Đơn vị có thể tiến hành đánh giá với nhiều cách khác nhau như khóa học chuyên môn hoặc một số phương tiện hỗ trợ khác.
Nhân viên phải có nhận thức và hiểu rõ công việc họ cần làm, trách nhiệm, yêu cầu công việc và một số yếu tố khác vì chúng có thể gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến hệ thống quản lý chất lượng nếu nhân viên thực hiện sai.
Đây là yếu tố cần được xác lập trong hệ thống quản lý chất lượng vì chúng sẽ hỗ trợ quá trình truyền đạt trong khoảng thời gian phù hợp thông qua những cách thức mang đến hiệu quả cao để đảm bảo tính nhất quán.
Tài liệu được đề cập không chỉ theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO mà còn bao gồm những tài liệu cần thiết để doanh nghiệp triển khai quy trình. Tài liệu phải được thu thập dựa trên thông tin chính xác, được mô tả rõ ràng và lưu trữ và các tài liệu này cần được phê duyệt để đảm bảo sự phù hợp với từng mục đích sử dụng.
Để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp phải lập kế hoạch cụ thể trước khi thực hiện và triển khai các hoạt động kiểm soát để đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch đề ra nhằm đạt được mục đích.
Cách thực hiện như sau:
Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ sẽ là cầu nối giúp doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng, bao gồm:
Đề cập cụ thể sự phát triển của sản phẩm từ giai đoạn thiết kế đến phiên bản cuối cùng được chấp nhận. ISO 9001 đề cập đến thiết kế và phát triển của sản phẩm như sau:
Đầu vào của thiết kế và phát triển
Đầu ra của thiết kế và phát triển
Xem xét thiết kế và phát triển
Đề cập cụ thể đến hoạt động chọn mua nguyên vật liệu và thuê dịch vụ ngoài. Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đề ra để đảm bảo về chất lượng và không gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của sản phẩm, dịch vụ.
Một số yêu cầu cần chú ý về nhà cung cấp bên ngoài:
Quy trình này cần được thực hiện để đảm bảo sản phẩm, dịch vụ đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn được đề ra bằng cách sử dụng các phương thức, phương tiện phù hợp nhất và lưu trữ các thông tin có liên quan.
Đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng tài sản của tổ chức, cá nhân bên ngoài thì phải bảo vệ tài sản này, lưu trữ những thông tin cần thiết để đối chất nếu có tình huống phát sinh xảy ra như mất mát, hư hỏng,...
Về các hoạt động sau giao hàng như chế độ hậu mãi, bảo trì, bảo dưỡng thì sẽ bị chi phối bởi một số yếu tố như:
Việc phát hành sẽ không được thực hiện cho đến khi các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn thông qua những bằng chứng cụ thể.
Kiểm soát đầu ra không phù hợp nhằm ngăn chặn và giảm thiểu sự tác động của những sản phẩm không đáp ứng yêu cầu từ khách hàng. Cách thực hiện có thể là:
Điều khoản này thể hiện một khía cạnh rộng lớn hơn nên sẽ không được đánh đồng với điều khoản 7.1.5. Những thông tin sử dụng sẽ được thu thập bằng cách thực hiện đo lường, giám sát và tiến hành phân tích các yếu tố đầu vào để xem hiệu quả hoạt động của quy trình sau khi được cải tiến cũng như hiệu quả của việc quản lý.
Để có được hiệu quả thực hiện tốt nhất, doanh nghiệp nên xác định ngay từ đầu về các yếu tố cần được theo dõi và đo lường để chọn ra cách thực hiện vào thời gian hợp lý để cho ra kết quả phân tích.
Để có kết quả đánh giá về mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp thì phải thực hiện đo lường hiệu suất của đơn vị. Giám sát mức độ hài lòng của khách hàng phải được triển khai liên tục và xuyên suốt để kịp thời xác định chính xác nhất về mong đợi của họ.
Những thông tin về mức độ hài lòng của khách hàng có thể được thu thập dựa trên nhiều hoạt động khác nhau như bảng câu hỏi, phỏng vấn, liên hệ trực tiếp với người dùng,....
Sau khi những hành động trên được thực hiện, doanh nghiệp sẽ thực hiện đánh giá để kịp thời nắm bắt cơ hội hoặc giải quyết những rủi ro có thể xảy ra để nâng cao hiệu quả và có phương án cải tiến hệ thống quản lý chất lượng phù hợp.
Mục đích chính khi thực hiện đánh giá nội bộ là để kiểm tra kết quả vận hành của hệ thống quản lý chất lượng nhằm đảm bảo hệ thống vẫn được vận hành và duy trì ổn định, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Khi quá trình này kết thúc, doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá thông qua các dữ liệu đã thu thập trước đó và để có hành động thích hợp với từng kết quả khác nhau.
Theo quy định, ít nhất 12 tháng/lần các lãnh đạo của doanh nghiệp phải xem xét qua hệ thống quản lý chất lượng để xác định chúng còn phù hợp hay không, có đáp ứng các tiêu chuẩn hay không, hoạt động có thực hiện hiệu quả hay không và có đạt được kết quả như dự kiến hay không.
Các đánh giá này sẽ được thực hiện đầy đủ nhất để giúp nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định về cải tiến hệ thống, cách vận hành hoặc điều chỉnh thay đổi để thích ứng với doanh nghiệp và thị trường.
Đối với các vấn đề chưa tốt, doanh nghiệp phải đưa ra phương án giải quyết sao cho hiệu quả, khắc phục những yếu điểm để hệ thống quản lý chất lượng hoàn thiện hơn. Song song đó, mục tiêu cải tiến hệ thống cũng phải được triển khai liên tục bằng cách đưa ra giải pháp khắc phục nhược điểm, đào tạo nhân viên hoặc đổi mới trong cách thực hiện,....
Đối với những sự không phù hợp phải có hành động kiểm soát chúng để kịp thời đưa ra các giải pháp xử lý hậu quả tốt hơn và ngăn chặn tình hình chúng tái diễn trong thời gian sắp tới.
Lưu ý, hiệu quả của các hành động đã thực hiện phải được đánh giá và ghi nhận rõ lại để làm minh chứng và so sánh, từ đó có thể đề ra cách khắc phục hiệu quả hơn so với ban đầu.
Có thể nói đây là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống quản lý chất lượng. Bởi lẽ khi thực hiện, doanh nghiệp không chỉ duy trình hệ thống mà còn không ngừng cải tiến những bộ phận, những yếu tố chưa phù hợp để mang đến hiệu quả tốt hơn, tiết kiệm nguồn lực và cả tài nguyên cho doanh nghiệp.
ISO 9001 hướng dẫn các doanh nghiệp các xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý tiêu chuẩn chất lượng, với mục đích đáp ứng được tất cả nguyện vọng của khách hàng cũng như đối tác.
Xem thêm:
+ Cách xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO 9001
+ 5 Lợi Ích Khi Doanh Nghiệp Áp Dụng Chứng Nhận ISO 9001:2015
+ Danh Mục 16 Tài Liệu, Hồ Sơ Theo Yêu Cầu Của ISO 9001:2015
Hy vọng qua những thông tin chi tiết về các điều khoản của ISO 9001 mà VINAQUALITY vừa chia sẻ ở bài viết trên sẽ giúp các doanh nghiệp nhận thức và có hành động đúng đắn để mang đến hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí và cải tiến quy trình sản xuất, đáp ứng mọi tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng, góp phần phát triển bền vững hơn.
Mobile: 0934 475 393
Tel: 028 626 72431
Mobile: 0931 444 642
Tel: 028 626 72431
Mobile: 0931 444 641
Tel: 028 626 72431
