Quy Trình Kiểm Soát Tài Liệu Theo ISO 9001:2015

Quý vị đang thắc mắc quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 đúng chuẩn diễn ra như thế nào? Hãy theo dõi ngay bài viết sau đây để có đáp án cho riêng mình nhé.

Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 là hành động chứng minh rằng các hoạt động về hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp được thực hiện theo yêu cầu của hệ thống và áp dụng hiệu quả.

 

Bên cạnh đó, việc kiểm soát hồ sơ giúp chắc chắn rằng những tài liệu này được xây dựng, phê duyệt, kiểm tra, sao chép, sửa đổi và duy trì trước khi xuất bản. Để hiểu thêm về quy trình này, mời bạn cùng VINAQUALITY tìm hiểu rõ hơn trong bài viết dưới đây.

Mục tiêu của quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015

Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo những mục đích sau đây:

 

Quy Trình Kiểm Soát Tài Liệu Theo ISO 9001:2015

1. Trao đổi thông tin

Việc trao đổi thông tin bao gồm:

 

+ Những thương tiện để truyền đạt và trao đổi thông tin

+ Loại hình và quy mô: Phụ thuộc vào các yếu tố như mức độ chính thức của hệ thống trao đổi; trình độ kỹ năng giao tiếp; văn hóa của tổ chức/doanh nghiệp; bản chất của sản phẩm và quý trình.

2. Bằng chứng của sự phù hợp

Cung cấp các bằng chứng về việc hoạch định cũng như kết quả đạt được theo như hoạch định đó.

3. Chia sẻ các kiến thức

Phổ biến rộng rãi và bảo tồn các kiến thức có ích như quy định kỹ thuật và kỹ thuật sản xuất.

Các bước kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015

Trên thực tế, quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 được thực hiện bởi trách nhiệm của ban lãnh đạo, các phòng ban và được thể hiện rõ ràng như sau:

 

Bước 1: Xác định các yêu cầu

Khi có bất kỳ yêu cầu về soạn thảo, cung cấp, sửa đổi hay hủy bỏ tài liệu, các phòng ban sẽ gửi phiếu yêu cầu tài liệu đến ban ISO để được xem xét trước khi ký trình lên ban giám đốc.

Nếu có sự thay đổi và chấp thuận của Giám đốc thì tài liệu sẽ được sửa đổi sao cho phù hợp nhất.

Bước 2: Xem xét yêu cầu

Trong bước này sẽ có hai trường hợp xảy ra, cụ thể:

 

• Nếu phù hợp thì tiến hành xác nhận, thông báo cho toàn thể đơn vị liên quan để bắt đầu soạn thảo, cung cấp và thực hiện sửa đổi
• Nếu không phù hợp thì tiến hành để bổ sung thêm thông tin hoặc kết thúc

 

Khi đó trách nhiệm xem xét yêu cầu thuộc về người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.

 

Bước 4: Soạn thảo/sửa đổi

Trong quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015, bước soạn thảo/sửa đổi là trách nhiệm sẽ thuộc về các bên như ban ISO, trưởng phòng ban liên quan và người được phân công soạn thảo, cụ thể:

 

• Ban ISO có trách nhiệm soạn thảo, bổ sung, sửa đổi tài liệu. Nếu tài liệu có liên quan đến nhiều phòng ban thì Giám đốc sẽ phải chỉ định một phòng ban soạn thảo, các phòng ban còn lại sẽ tiến hành phối hợp cung cấp thông tin cần thiết
• Người được phân công soạn thảo phải thu thập các thông tin và tiến hành phối hợp cùng các phòng ban liên quan để soạn thảo, bổ sung hoặc sửa đổi tài liệu cho phù hợp.
• Trưởng phòng có nhiệm vụ ký vào cột "soạn thảo" trong phần trang bìa của tài liệu. Trong trường hợp có nhiều phòng ban thì nhân viên sẽ gửi các trưởng phòng xem xét và ký xác nhận trước khi chuyển cho ban ISO.

Bước 5: Xem xét

Sau khi soạn thảo/sửa đổi xong, ban ISO bắt đầu tiến hành xem xét tính hệ thống, trong đó:

 

• Nếu phù hợp thì sẽ ký tên vào cột xem xét ở phần trang bìa tài liệu và chuyển lên ban Giám đốc xem xét và phê duyệt
• Nếu chưa phù hợp thì ban ISO tiến hành yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung lại cho hoàn thiện hơn.

Bước 6: Phê duyệt

Lúc này, giám đốc sẽ tiến hành xem xét, nếu:

 

• Phù hợp thì sẽ ký tên vào cột "phê duyệt" ở trang bìa tài liệu, sau đó trả lại cho ban ISO
• Chưa phù hợp thì giám đốc sẽ trả lại và yêu cầu chỉnh sửa/bổ sung lại

 

Bước 7: Phân phối/cập nhật

Khi được phê duyệt, nhân viên soạn thảo có trách nhiệm gửi file mềm cho ban ISO. Tiếp đến, ban ISO tiến hành cập nhật tài liệu lên mạng nội bộ của công ty và thông báo bằng văn bản hoặc gửi mail cho các phòng ban thực hiện. Cuối cùng, cập nhật tài liệu mới soạn thảo hay sửa đổi vào Danh mục tài liệu nội bộ.

 

*Lưu ý: 

• Hạn chế gửi photo bản giấy cho các đơn vị và chỉ photo khi nào cần thiết.
• Bản photo phải được ban ISO đóng dấu "kiểm soát" màu xanh lên trang bìa thì mới có hiệu lực áp dụng.

Bước 7: Nhận tài liệu

Khi các phòng ban nhận được thông báo ban hành tài liệu có trách nhiệm đọc kỹ nội dung tài liệu mới được ban hành. Trưởng phòng có nhiệm vụ đảm bảo tất cả nhân viên trong bộ phận áp dụng đúng theo tài liệu ban hành.

 

• Đối với tài liệu ban hành lại, nhân viên có nhiệm vụ gửi bản cũ về cho ban ISO để hủy bỏ và ban ISO chỉ giữ lại bản gốc của tài liệu cũ
• Đối với tài liệu nhận bằng bản photo thì các phòng ban phải cập nhật riêng vào file đựng tài liệu

 

Bước 8: Kiểm soát tài liệu

• Ban ISO phải đảm bảo tài liệu cập nhật là bản mới nhất
• Các phòng ban phải có nhiệm vụ đọc và áp dụng đúng như tài liệu được lưu hành
• Các phòng ban phải lập "Danh mục tài liệu bên ngoài" đối với tài liệu bên ngoài và gửi về cho ban ISO kiểm soát

 

*Lưu ý: Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 đúng chuẩn thì các phòng ban không được tự ý in tài liệu, nếu muốn in phải báo cho ban ISO để tiến hành đóng dấu "kiểm soát" lên bản in nhằm kiểm soát chặt chẽ nhất.

Bước 9: Sử dụng tài liệu

Nếu tài liệu mới được ban hành, lúc này ban ISO sẽ tiến hành hướng dẫn, phổ biến để các phòng ban áp dụng. Trong quá trình áp dụng, nhân viên không được tự ý thay đổi, bổ sung thêm vào tài liệu. Trường hợp muốn đóng góp ý kiến để chỉnh sửa hoặc bổ sung thì cần phải gửi Phiếu yêu cầu tài liệu về ban ISO.
 

Ngoài ra, khi tài liệu mới được ban hành, ban ISO sẽ hướng dẫn phổ biến cho các phòng ban áp dụng, nhưng tùy một số tài liệu sẽ do trưởng phòng chịu trách nhiệm phổ biến cho nhân viên trong bộ phận của mình.

 

 

Trên đây là quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 đúng chuẩn, đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng sẽ được tiến hành theo quy trình và thực hiện có hiệu quả. Nếu bạn có nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001 hoặc các chứng nhận sản phẩm, hãy liên hệ ngay với VINAQUALITY

 

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG NHẬN CHẤT LƯỢNG VINAQUALITY

hotline: 0934 475 393

- Xem thêm:

+  ISO 9001 Là Gì? Giải Đáp Từ A Đến Z Về Tiêu Chuẩn ISO 9001

+  Quy Trình Cấp Giấy Chứng Nhận ISO 9001 [ 10 Bước Quan Trọng ]

+  Hướng Dẫn Viết Quy Trình ISO 9001:2015 Chỉ Với 6 Bước Đơn Giản