Cách xác định bối cảnh của công ty đơn giản theo tiêu chuẩn ISO 9001

Điều 4 theo chứng nhận ISO 9001 yêu cầu tổ chức tự xác định bối cảnh của công ty để xác định ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau đối với tổ chức. Điều này bao gồm cách các vấn đề bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến văn hóa, mục tiêu của tổ chức, sản phẩm, quy trình, thị trường, thông tin khách hàng và hơn thế nữa. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này trong bài viết dưới đây.

Tại sao xác định bối cảnh của công ty lại quan trọng?

Các công ty, ngày nay làm việc trong một môi trường cạnh tranh và biến động cao. Đối với bất kỳ công ty nào, dù lớn hay nhỏ, điều cần thiết là phải xác định các vấn đề theo ngữ cảnh vì những vấn đề này có thể dẫn đến rủi ro tiềm ẩn hoặc cơ hội. Ví dụ, các khía cạnh văn hóa và tôn giáo của một khu vực có thể ảnh hưởng đến mức độ thành công của một sản phẩm hoặc dịch vụ ở khu vực đó. 

Xác định bối cảnh và giải quyết các rủi ro hoặc cơ hội phát sinh từ bối cảnh này thông qua các quy trình đã thay đổi / nâng cao hoặc lập kế hoạch ứng phó kịp thời và đầy đủ với những rủi ro này là điều quan trọng đối với một công ty. Một phản ứng không kịp thời, không đầy đủ các yếu tố này có thể làm mất uy tín của công ty và có thể dẫn đến thua lỗ trong kinh doanh.

Bối cảnh cũng đảm bảo QMS hoạt động cùng với định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Với sự ra đời của điều khoản mới này trong phiên bản ISO 9001: 2015, ISO đã thu hẹp khoảng cách và đảm bảo rằng bối cảnh kinh doanh và Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động cùng nhau và luôn đồng bộ. 

Cách xác định bối cảnh của công ty trong nội bộ

Sử dụng mẫu phân tích SWOT xác định và phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của tổ chức bạn. 

Điểm mạnh

Điểm mạnh là đặc điểm của tổ chức chúng ta cho phép hoạt động hiệu quả hơn và hiệu quả hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Ví dụ:

• Tổ chức của chúng ta làm tốt điều gì?
• Doanh nghiệp của chúng ta có lợi thế gì so với các bộ phận nội bộ khác hoặc các tổ chức bên ngoài, kể cả đối thủ cạnh tranh?
• Điều gì làm cho tổ chức của chúng tôi khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh?

Điểm yếu

Điểm yếu là những lĩnh vực được công nhận là cần cải thiện. Xem xét:

• Điều gì có thể được cải thiện và thực hiện tốt hơn?
• Điều gì gây ra vấn đề hoặc khiếu nại (thông tin từ phân tích nguyên nhân gốc rễ)?
• Những khả năng nào cần sửa đổi, củng cố hoặc thoái vốn cho tương lai?
• Cơ hội là xu hướng, hoàn cảnh hoặc cơ hội kinh doanh có thể được tận dụng. 
• Những thay đổi trong công nghệ hoặc thị trường là gì?
• Những sự kiện địa phương và toàn cầu nào có thể hữu ích?
• Những thay đổi trong giá trị của khách hàng / xã hội là gì?

Những mối đe dọa

Các mối đe dọa có thể là bên ngoài hoặc bên trong và là bất cứ điều gì có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh. Các mối đe dọa bên ngoài có thể là kinh tế, luật pháp mới hoặc thậm chí là một đối thủ cạnh tranh mới trên thị trường. Các mối đe dọa nội bộ có thể là sự thiếu hụt kỹ năng hoặc nhân viên trong tổ chức của chúng tôi. Ví dụ:

• Có những trở ngại nào cho hoạt động liên tục?
• Có bất kỳ đối thủ cạnh tranh tiềm năng nào đối với doanh nghiệp không?
• Ai có thể là đối thủ mới?
• Có bất kỳ thay đổi tiềm năng nào đối với nhân viên, sản phẩm, dịch vụ hoặc công nghệ có thể đe dọa hoạt động hoặc kinh doanh không?

Cách xác định những vấn đề thuộc bên ngoài tổ chức

Yếu tố chính trị

• Chính sách giao dịch
• Tài trợ, trợ cấp và sáng kiến
• Chiến tranh và xung đột
• Chính sách của chính phủ, thời hạn và sự thay đổi
• Các mối quan hệ và thái độ giữa các quốc gia
• Xu hướng chính trị
• Các vấn đề chính trị nội bộ
• Nhu cầu và đòi hỏi của cổ đông

Yếu tố công nghệ

• Sự phát triển công nghệ
• Sự phát triển hoặc xu hướng công nghệ ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
• Phát triển sản phẩm mới và thị trường tiềm năng: chính phủ, quốc tế, lĩnh vực tài nguyên, v.v.
• Cải thiện năng suất dựa vào tự động hóa
• Cơ sở hạ tầng viễn thông
• Kết nối trực tuyến và dữ liệu kỹ thuật số

​​​​​​​​​​​​​​

Yếu tố xã hội và văn hóa

• Các xu hướng hiện tại hoặc mới nổi trong lối sống và tác động của chúng
• Liệu những xu hướng này đại diện cho một cơ hội hay một mối đe dọa
• Các thay đổi hành vi của người tiêu dùng
• Nâng cao nhận thức đến môi trường
• Đô thị hóa
• Nhu cầu của người tiêu dùng; cá nhân hóa và trải nghiệm cao cấp
• Yêu cầu công khai minh bạch và tham gia vào quá trình ra quyết định

Yếu tố trong nền kinh tế

• Xu hướng tài chính quốc gia và nội bộ (xu hướng của các lực lượng kinh tế)
• Các xu hướng kinh tế có thể có tác động đến hoạt động kinh doanh
• Thị trường mới nổi
• Lạm phát, mức việc làm, cung
• Năng lượng có sẵn
• Tình hình tài chính toàn cầu

Trên đây là toàn bộ những cách xác định bối cảnh của công ty dựa theo tiêu chuẩn ISO 9001. Nếu bạn đang muốn tìm đơn vị cấp chứng nhận ISO 9001 uy tín, đừng ngần ngại liên hệ ngay với VINAQUALITY để được tư vấn tận tình.