ISO 9001:2015 yêu cầu về sự cải tiến liên tục

Cải tiến liên tục (CI) là yêu cầu chính của tiêu chuẩn ISO 9001. Đó là một phần của quản lý chất lượng và yêu cầu các công ty phải liên tục tìm cách cải thiện cách mọi thứ được thực hiện bằng cách thay đổi các hoạt động và quy trình.

ISO 9001 được định nghĩa là tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System). Các tổ chức sử dụng tiêu chuẩn để chứng minh khả năng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ một cách nhất quán đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định. Đây là tiêu chuẩn phổ biến nhất trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và là tiêu chuẩn duy nhất trong bộ tiêu chuẩn mà các tổ chức có thể chứng nhận.

ISO 9001 được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1987 bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO), một cơ quan quốc tế bao gồm các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia của hơn 160 quốc gia. Phiên bản hiện tại của ISO 9001 được phát hành vào tháng 9 năm 2015.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu về cải tiến liên tục là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy. Chúng ta cũng sẽ xem xét một số phương pháp và công cụ được sử dụng rộng rãi nhất cho CI.

Cải tiến liên tục (CI)

Nói chung, Cải tiến liên tục (CI) dựa trên ý tưởng rằng những thay đổi nhỏ, liên tục và được tính toán kỹ lưỡng có thể dẫn đến những cải tiến lớn theo thời gian.

Trong ISO 9001, CI đề cập đến nỗ lực của công ty trong việc không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Đó là một quá trình liên tục bao gồm lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và khắc phục mọi sự cố có thể xảy ra.

Tất cả các tổ chức sử dụng ISO 9001 được khuyến khích chuyển đổi sang ISO 9001:2015 càng sớm càng tốt. Điều này không chỉ bao gồm các tổ chức được chứng nhận ISO 9001:2008, mà còn bất kỳ tổ chức nào tham gia vào việc đào tạo hoặc chứng nhận những tổ chức khác.

Kể từ ngày 14 tháng 9 năm 2018, các tổ chức hiện đã đăng ký ISO 9001:2008 nên chuyển đổi sang tiêu chuẩn 2015.

Phương pháp cải tiến liên tục

Chu trình lập kế hoạch-thực hiện-kiểm tra-hành động (PDCA) là một trong những công cụ hoặc mô hình được sử dụng rộng rãi nhất cho CI. Kỹ thuật này được thiết kế để liên tục đánh giá các hoạt động quản lý của công ty và sự sẵn sàng tiếp nhận cũng như bỏ qua các ý tưởng không được hỗ trợ.

Dưới đây là tổng quan chung về phương pháp đảm bảo chất lượng bốn bước này:

Kế hoạch: Trong giai đoạn này, tổ chức xây dựng kế hoạch cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của mình. Kế hoạch này phải cụ thể và phù hợp với nhu cầu của công ty.
Thực hiện: Trong giai đoạn này, tổ chức đưa kế hoạch vào hoạt động và bắt đầu thực hiện các thay đổi đối với các quy trình và thủ tục của mình.
Kiểm tra: Trong giai đoạn này, tổ chức theo dõi kết quả của những thay đổi và xác định xem chúng có thành công hay không.
Hành động: Nếu các thay đổi thành công, tổ chức sẽ thực hiện chúng vĩnh viễn. Nếu không, tổ chức sẽ quay lại giai đoạn “Làm” và thử lại.

Các phương pháp CI được sử dụng rộng rãi khác bao gồm Quản lý chất lượng toàn diện (TCM), Six Sigma và Lean.

ISO 9001:2015 yêu cầu về sự cải tiến liên tục gồm những chủ đề gì?

ISO 9001 dựa trên phương pháp hoạch định-thực hiện-kiểm tra-hành động và cung cấp cách tiếp cận theo định hướng quá trình để lập tài liệu và xem xét cấu trúc, trách nhiệm và thủ tục cần thiết để đạt được quản lý chất lượng hiệu quả trong một tổ chức. Các phần cụ thể của tiêu chuẩn chứa thông tin về nhiều chủ đề, chẳng hạn như:

Các yêu cầu đối với QMS, bao gồm thông tin dạng văn bản, lập kế hoạch và xác định các tương tác của quy trình
Trách nhiệm của ban quản lý
Quản lý tài nguyên, bao gồm nguồn nhân lực và môi trường làm việc của tổ chức
Thực hiện sản phẩm, bao gồm các bước từ thiết kế đến giao hàng
Đo lường, phân tích và cải tiến QMS thông qua các hoạt động như đánh giá nội bộ và hành động khắc phục và phòng ngừa

Những thay đổi được đưa ra trong bản sửa đổi ISO 9001 năm 2015 nhằm đảm bảo rằng ISO 9001 tiếp tục thích ứng với môi trường thay đổi mà các tổ chức hoạt động trong đó. Một số cập nhật chính trong ISO 9001:2015 yêu cầu về sự cải tiến liên tục bao gồm:

Sự ra đời của thuật ngữ mới
Cơ cấu lại một số thông tin
Nhấn mạnh vào tư duy dựa trên rủi ro để tăng cường áp dụng phương pháp tiếp cận theo quy trình
Cải thiện khả năng ứng dụng cho các dịch vụ
Tăng yêu cầu lãnh đạo

Sử dụng ISO 9001:2015 như thế nào?

Cho dù bạn đang bắt đầu hành trình ISO 9001 hay đang chuyển sang phiên bản 2015, bước đầu tiên của bạn là mua một bản ISO 9001:2015 yêu cầu về sự cải tiến liên tục.

Kể từ ngày 14 tháng 9 năm 2018, các tổ chức hiện đã đăng ký ISO 9001:2008 nên chuyển đổi sang tiêu chuẩn 2015.

Các phiên bản trước của ISO 9001

Được xuất bản lần đầu vào năm 1987, ISO 9001 đã trải qua các lần sửa đổi vào năm 1994, 2000 và một lần nữa vào năm 2008. Phiên bản mới nhất được xuất bản vào tháng 9 năm 2015.

ISO 9001:1994 bao gồm những thay đổi để cải thiện việc kiểm soát điều khoản thiết kế và phát triển, cũng như đưa ra những giải thích rõ ràng khác. Sê-ri 1994 cũng sửa đổi một chút vai trò của ISO 9002 và 9003.
Phiên bản ISO 9001:2008 nhằm làm rõ các vấn đề nảy sinh trong quá trình áp dụng ISO 9001:2000.

Lợi ích của ISO 9001

ISO 9001 giúp các tổ chức đảm bảo khách hàng của họ luôn nhận được các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, từ đó mang lại nhiều lợi ích, bao gồm sự hài lòng của khách hàng, ban quản lý và nhân viên.

Do ISO 9001 chỉ rõ các yêu cầu đối với một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả nên các tổ chức nhận thấy rằng việc sử dụng tiêu chuẩn sẽ giúp họ:

Tổ chức QMS
Tạo ra sự hài lòng của khách hàng, quản lý và nhân viên
Liên tục cải thiện quy trình của họ
Tiết kiệm chi phí

Ở Nevada, Học khu Quận Clark đã sử dụng ISO 9001 để tiết kiệm 174 triệu đô la trong 10 năm chi tiêu thực tế và tránh chi phí. Hơn 3.000 nhân viên đã được đào tạo theo tiêu chuẩn, tạo điều kiện cho ba thành phần quan trọng tạo nên thành công của hệ thống: đào tạo, giao tiếp và tôn trọng, và hiệu quả.

Chứng nhận ISO 9001

ISO 9001 là tiêu chuẩn duy nhất trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 mà các tổ chức có thể chứng nhận. Đạt được chứng nhận ISO 9001:2015 có nghĩa là một tổ chức đã chứng minh được những điều sau:

Thực hiện theo các hướng dẫn của tiêu chuẩn ISO 9001
Đáp ứng yêu cầu riêng của mình
Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu theo luật định và chế định
duy trì tài liệu

Chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 có thể nâng cao uy tín của một tổ chức bằng cách cho khách hàng thấy rằng các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức đáp ứng được kỳ vọng. Trong một số trường hợp hoặc trong một số ngành, chứng nhận là bắt buộc hoặc bắt buộc về mặt pháp lý. Quá trình chứng nhận bao gồm việc thực hiện các yêu cầu của ISO 9001:2015 và sau đó hoàn thành đánh giá của tổ chức đăng ký thành công xác nhận rằng tổ chức đáp ứng các yêu cầu đó.

Các tổ chức nên xem xét những điều sau đây khi họ bắt đầu chuẩn bị cho chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: