Đừng bỏ lỡ danh mục tài liệu ISO 9001 đầy đủ nhất

5 đường D14B, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh.

tieuchuansanphamvn@gmail.com

0934 475 393

Menu
Đừng bỏ lỡ danh mục tài liệu ISO 9001 đầy đủ nhất

    Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là một hệ thống gồm các yêu cầu đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng được để nhằm đảm bảo hệ thống đó sẽ được vận hành theo một cách bài bản và có hiệu quả nhất. Khi triển khai ISO 9001 thì việc văn bản hóa những quy trình là điều hết sức cần thiết. Do đó danh mục tài liệu ISO 9001 là yếu tố then chốt để giúp cho việc vận hành hệ thống được rõ ràng, minh bạch.

    Vai trò của danh mục tài liệu ISO 9001 

    Những danh mục tài liệu ISO 9001 được đề cập ở đây chính là nói đến những hồ sơ, bản biểu được viết dưới dạng văn bản bằng giấy hoặc tài liệu điện tử được lưu trữ trên máy tính,...

    Vai trò của danh mục tài liệu ISO 9001

    Việc xây dựng cũng như lưu trữ các danh mục tài liệu theo chứng nhận ISO có tầm quan trọng khá lớn cho mỗi doanh nghiệp. Đây chính là yếu tố quyết định đến sự thành bại cho hệ thống ISO 9001 tại các mặt như:

    • Danh mục tài liệu ISO 9001 được soạn thả,o ban hành và lưu trữ được xem là một cơ sở để giúp chứng minh cho hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.
    • Những tài liệu dưới dạng văn bản hoặc trực tuyến sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá chính xác hơn về hiệu quả kinh doanh của công ty mình.
    • Hệ thống tài liệu ISO 9001 chính là bằng chứng cho những cơ quan có thẩm quyền và các bên liên quan khi được yêu cầu.
    • Đảm bảo được việc lưu trữ hồ sơ cho nhân viên.
    • Lưu trữ những tài liệu, thông tin quan trọng khác liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
    • Danh mục tài liệu ISO 9001 được ban hành còn lại cơ sở cho quá trình đào tạo những nhân viên mới.

    Những danh mục tài liệu theo chuẩn ISO 9001 

    Sau đây chúng tôi sẽ đưa ra danh mục tài liệu ISO 9001 được yêu cầu dựa theo tiêu chuẩn ISO nói chung và hệ thống ISO 9001 nói riêng: 

    • Sổ tay chất lượng
    • Chính sách chất lượng
    • Mục tiêu chất lượng của tổ chức
    • Mục tiêu chất lượng trong từng cấp phòng ban chức năng

    Sáu quy trình cơ bản sau:

    • Quy trình đánh giá nội bộ
    • Quy trình kiểm soát hồ sơ
    • Quy trình kiểm soát tài liệu
    • Quy trình kiểm soát các sản phẩm không phù hợp
    • Quy trình hành động khắc phục
    • Quy trình hành động phòng ngừa

    Những danh mục tài liệu theo chuẩn ISO 9001 

    Riêng tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp cần ban hành và áp dụng những loại tài liệu sau khi để thống nhất để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn này. Các danh mục này thường sẽ là: 

    • Hồ sơ đầu vào thiết kế cũng như phát triển
    • Hồ sơ đánh giá các yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ
    • Hồ sơ liên quan đến mặt nhân sự: Hồ sơ đào tạo, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm
    • Hồ sơ theo dõi, kiểm tra những hiệu chuẩn thiết bị của tổ chức
    • Hồ sơ ghi lại các đánh giá đầu ra thiết kế, phát triển
    • Biên bản thay đổi thiết kế, phát triển
    • Hồ sơ thiết kế cũng như kiểm soát phát triển
    • Hồ sơ kiểm soát các thay đổi, cung cấp những dịch vụ sản xuất / dịch vụ
    • Kết quả giám sát, đo lường
    • Hồ sơ thiết kế các sản phẩm được sản xuất cùng dịch vụ cung cấp
    • Bản ghi sự phù hợp từ sản phẩm / dịch vụ với những tiêu chí chấp nhận
    • Bản ghi kết quả đầu ra không phù hợp
    • Chương trình kiểm toán nội bộ
    • Kết quả hành động khắc phục
    • Kết quả rà soát quản lý

    Một số lưu ý về danh mục tài liệu ISO 9001 

    Thông qua quá trình thực tế xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO cho rất nhiều doanh nghiệp và tổ chức, chúng tôi đã đưa ra một số điểm cần lưu ý sau đây trong việc xây dựng hệ thống danh mục tài liệu ISO 9001:

    Phương tiện thông tin dưới dạng văn bản

    Theo thường lệ, mọi người sẽ nghĩ rằng “thông tin dưới dạng văn bản”, trong ISO 9001 được gọi là tài liệu dưới dạng giấy tờ, nhưng điều này là không cần thiết phải tuân thủ như vậy. Trên thực tế theo như ISO 9001:2015, Điều 7.5.3 Kiểm soát những yêu cầu thông tin dưới dạng văn bản và Điều 3.8.5, tài liệu có thể được ở bất kỳ dạng nào bao gồm:

    • Giấy
    • Điện tử
    • Đĩa máy tính
    • Ảnh chụp
    • Mẫu tổng thể

    Tùy theo điều kiện của từng ban hành lưu trữ mà mỗi doanh nghiệp/ tổ chức sẽ có thể linh động trong việc lựa chọn sử dụng thông tin văn bản như nêu trên.

    Một số lưu ý về danh mục tài liệu ISO 9001 ​​​​​​​

    Hiểu những thông tin được lập thành văn bản 

    Các thông tin dạng văn bản là những thông tin được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Chúng được xem như là một hình thức lưu trữ và cung cấp bằng chứng theo như yêu cầu từ bên thứ ba. Tuy nhiên dựa vào tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thông tin thuộc dạng văn bản phải đáp ứng được 4 tiêu chí sau:

    • Truyền thông tin – Tài liệu phải có khả năng truyền đạt được thông tin liên quan đến những hệ thống cũng như quy trình khác nhau của tổ chức và những bước cần thiết trong việc thực hiện chúng.
    • Bằng chứng liên quan đến sự phù hợp – ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải có tài liệu dưới dạng hồ sơ hỗ trợ trên thực tế rằng họ đã đáp ứng được những yêu cầu đó.
    • Chia sẻ kiến ​​thức – Danh mục tài liệu ISO 9001 của doanh nghiệp phải được viết để mọi nhân viên trong toàn công ty có thể hiểu được.
    • Bảo tồn các kinh nghiệm của công ty – Tài liệu này nơi đóng vai trò như một dạng lịch sử về những kinh nghiệm của công ty.

    Trên đây là những danh mục tài liệu ISO 9001 mà mọi tổ chức/ doanh nghiệp cần phải chuẩn bị nếu muốn đạt được hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.

    2020 Copyright © VINAQUALITY COMPANY . All rights reserved. Design by nina.vn
    1
    icon_zalod
    images